如何有效管理多个deadline(截止日期)?

美国开国元勋之一本杰明·富兰克林在一封著名的信中指出了人生中两件必然的事情：死亡和纳税。如果你是一名大学生，你可以把截止日期也加到这份清单里。在你的大学生活中，你可能经历过那种略带恐慌的感觉，截止日期越积越多，到了十一月，截止日期就滚雪球般越积越多。大大小小的作业、论文计划、课堂测试、演示文稿……你很容易被无数的截止日期压得喘不过气来，不知道下一步该怎么做。我们不会骗你：管理多个相互冲突的截止日期是一项你将终生学习的技能。它并非一朝一夕就能掌握。但你可以通过从一开始就养成良好的习惯，让自己走上正确的道路！继续阅读，了解我们在截止日期的海洋中保持领先地位的秘诀……

规划

除非你拥有过目不忘的记忆力，否则你需要找到一种清晰、合乎逻辑的方法来安排你的任务。最好采用你理解的格式。计划可以是任何形式，从潦草的笔记、贴满便利贴的墙面，到最先进的自动电子日历，但最重要的是让你的计划为你服务。它应该是你可以轻松参考并且值得信赖的。

以视觉和“模拟”方式进行规划

在智能手机和平板电脑将日历电子化的时代，人们很少真正需要把事情写下来，因此很容易忽视包含所有任务列表的大型非数字日历的威力和即时性。虽然跟踪你的时间、任务和截止日期的应用程序是天赐之物 - 如果你经常查阅它们并保持更新并设置及时提醒，那么它们可能就是你所需要的一切。它们有一个主要缺点：它们太容易被忽略了。假设你在上课或和朋友在酒吧时响起了警报。你承认了；也许你把它打盹了，或者你完全忽略了它。其余时间你让应用程序在后台运行，但它通常是不可见的，直到它发出下一个警报。

• 按任务类型：长篇论文（例如，1000 字或以上）用一种颜色标记，短篇书面作业用另一种颜色标记，需要准备或修改的课堂测试用第三种颜色标记，需要在特定日期提交的在线练习用第四种颜色标记，等等。这种方案很有用，因为它能让你大致了解每项任务的大小，并告诉你任务的截止日期。如果你将需要相当长时间完成的长篇作业标记为红色，并且从现在起大约一个月后，一周内有三个红色截止日期，那么你就知道你需要立即开始完成其中至少一项！

• 按模块：按模块对任务进行颜色编码有助于区分待办事项，避免在日历上看到令人望而生畏、毫无区别的大量任务。这种方案的作用仅限于在学期开始时让你的任务看起来更直观、更轻松，但一旦你了解了模块的进展情况，它就会发挥作用。如果你知道某个模块的作业特别难，或者总是比你预想的耗时更长，你可以相应地调整计划。但要注意，不要掉入陷阱，比如把蓝色任务认定为特别令人不快的任务，然后开始拖延……
  
  

无论你使用什么配色方案，记得为非学术项目预留一些颜色。如果你有固定的社交活动——比如和朋友一起去看体育表演，或者提前安排好的过夜旅行，一定要把它们添加到你的日历里。两篇重要的论文作业之间可能看起来有很长的空闲时间，但如果你这段时间大部分时间都在外地，你需要知道你不能利用这段时间！

收到任务后立即将其添加到计划中

有效的截止日期管理的关键不仅仅是将所有任务列在一个地方，而是能够完全信任和依靠您的计划系统。如果您不能看一下日历并知道它准确地反映了您要做的所有事情以及您必须完成的日期，那么您迟早会遇到麻烦。即使您使用带有许多花哨功能和预定提醒的全自动计划系统，您也需要为其提供可靠的输入，以便它能够正常工作！任何计划工具，无论多么强大，都无法帮助您的一个方面就是首先输入任务的简单操作。如果您的日程表不知道您要做什么，它就无法帮助您完成它！

所以，这是你需要严格自律的地方。一旦知道截止日期，就立即将其添加到你的挂历、日程安排应用程序或两者中。这通常发生在一个模块的开始阶段：阅读大纲，查看整个学期需要完成的作业，然后添加它们。如果之后添加了较小的作业，请务必认真记下来并添加到日历中。积极主动地寻找那些可能无法在学期开始时确定的日期，例如考试或实验评估。一旦你知道了截止日期，就立即将它们添加到日历中。除了由您所在领域的专家撰写论文计划之外，还有什么更好的方法来管理您的截止日期和准备您的作业呢？

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多任务处理

在大学里，你很可能会第一次面临多任务处理的挑战，或者面临比以往更大程度的挑战。如果你是那种喜欢认真完成待办事项清单上的任务，每次只完成一项，完成后再勾掉的人，那么同时进行多个项目可能会让你感到很不安。以下是保持理智的方法：

理解并尽量减少上下文切换
“上下文切换”一词源于计算机，指需要保存正在运行的应用程序或进程的状态，并在稍后从该状态恢复运行。计算机处理器的资源有限，因此，当出现比之前运行的任务更重要的处理器密集型任务时，计算机必须将不太重要的任务的进度保存到内存中，稍后再完成。正如你所见，当你的笔记本电脑连续几天开机，同时打开所有Office程序和四十多个浏览器窗口时，它开始“发出嗡嗡声”，上下文切换是有代价的。将任务进度存储在内存中的过程会消耗时间和资源，随后从计算机停止的位置恢复任务的过程也会消耗时间和资源。这个比喻很适合用来形容你的大脑，生产力理论家们也越来越多地用它来解释我们在多任务处理时浪费的时间都去了哪里。

如果你和许多本科生一样，刚开始接触多任务处理和管理多个截止日期，那么即使你觉得自己在全力以赴，切换任务环境很可能是你浪费时间的主要原因之一。假设你同一天有三个作业要交。你对每一个作业都很焦虑，觉得有必要在所有三个作业上都取得进展。在做其中一个作业时，你被之前一直在努力完成的另一个作业的想法暂时分散了注意力。于是，你立即最小化包含第一个作业的窗口，打开第二个作业，并决定要把你刚才的想法加进去。只是在这样做之前，你必须提醒自己那个作业的结构。试着快速浏览一下，找到你想插入新想法的地方。一旦你完成了第二个作业的添加，就回到第一个作业，再读一遍，提醒自己刚才在哪里。

如果你正忙于多项任务，你的潜意识很可能正在处理大量与你当前有意识处理的内容截然不同的内容。如果你知道如何最好地掌控潜意识不断涌入你意识大脑的各种想法，那么潜意识就非常有用。但是，如果你允许自己在每一个想法浮现的瞬间就将其贯彻到底，那么你的工作效率将会非常低下，即使你所有的干扰都与工作有关。由于电话、短信、电子邮件和社交媒体通知带来的干扰，你很可能无法在单个任务上坚持超过几分钟。接下来，你就会发现自己被打断了，不得不动用宝贵的“处理能力”来提醒自己之前停在哪里。事实上，反复切换上下文对我们来说是如此繁重，以至于根据生产力应用程序 Trello 开发者这篇引人入胜的博客文章，在频繁切换上下文时，我们的智商会暂时下降。

那么，如何才能克服这种上下文切换的冲动呢？

• 工作时进入“离线模式”。关掉手机，关闭邮件通知，尽量减少干扰，比如说，工作25分钟（请参阅下文关于拖延症的部分，了解为什么这是一个合适的时间），并在完成一个工作时间段后奖励自己5分钟的在线时间。

• 工作时，在身边放一本记事本，用来记录任何你想到的、关于当前不该处理的任务的想法。这些笔记能帮助你唤醒记忆，确保宝贵的潜意识大脑活动不会被浪费，同时最大限度地减少你专注于当前任务的“处理器成本”。

• 在开始处理较大的任务之前，先处理一些容易完成的小任务或压力。如果你的大脑被一些需要处理的行政琐事、需要打的电话或需要发送的电子邮件所困扰，这些事情很可能会反复分散你的注意力，让你无法专注于主要任务。即使在开始处理大任务之前，你不得不花一整个上午、下午或晚上的时间来处理这些潜在的小干扰，但当你真正开始工作时，你会获得一个更高效、更高效的环境。不过，需要注意的是：不要为了逃避处理更大、更具挑战性的任务而去寻找可以让自己忙碌的小任务！
  
  

学会识别饱和度
虽然不定期的上下文切换会消耗你有限的脑力资源，并会显著减慢你的速度，但你必须认识到，你并不总是需要完成一项任务才能着手另一项任务。你可能熟悉 80/20 规则，该规则表明，我们花在某项任务上的前 20% 的时间完成了 80% 的有用工作（推论是我们花剩下的 80% 的时间完成了最后 20% 的工作！）。发生这种情况的原因是，在某项任务上花费了一定的时间后，我们会感到饱和，不再能够有效地投入到这个特定的过程中。饱和的感觉很像无聊，事实上，对已经做了一段时间的任务感到无聊或沮丧可能是饱和的症状。（也完全有可能这项任务只是很乏味。

如果你已经对某项任务感到厌倦，那就把它放在一边，专注于其他事情。无论是应得的休息还是处理你需要开始的另一项任务。如果新任务与之前的任务足够不同，你会发现你的精神饱和度不会延续，新任务能让你在精神上“焕然一新”。识别和管理饱和度（区分无法在某项任务上再花更多时间与只是不想做）是你在学习有效多任务处理时可以培养的最重要的技能之一。饱和度也是在作业截止前很早就开始工作的主要原因之一。如果你开始处理明天截止的作业并达到饱和点，那真不走运！无论你的大脑运转得多么低效，你都得把它拖到终点线。

主动规划任务切换和休息时间。
掌握多任务处理的技巧之一在于务实地评估你的时间分配。虽然计划外的任务切换会严重影响你的效率，但你应该计划定期在任务之间切换。不要让任何一项任务消耗你的精力，而牺牲其他任务。如果你计划连续四个小时完成同一项任务，你很可能在分配时间结束前就达到饱和状态。同样，如果你计划连续工作七天，中间不休息一天，最终会让自己失望，感觉力不从心，甚至可能彻底放弃你的计划。要知道，如果你最多只花一两个小时完成一项任务（当然，除非明天就要截止！），你的大脑就能发挥最佳状态，并且可以通过换到另一项任务，休息片刻后或第二天再回来继续完成第一项任务来保持精力充沛。

如果你决定不工作，那就积极主动地去做。如果你的工作计划很模糊，却什么都没做成，你会感到内疚，觉得不工作的时间没有得到充分利用。积极地放松一下，彻底放松一下，你会觉得这段休息时间是一种应得的奖励，然后以更充沛的精力投入到工作中。

拖延

你可能很清楚拖延症是什么样子的，它可能就像打开笔记本电脑开始做作业，然后花一上午的时间上网、浏览社交媒体动态并在 Instagram 账户上发帖。但减少拖延行为的关键在于理解拖延症有多种不同的表现形式，而且并非所有拖延症都一样。企业生产力咨询公司 MindGym 的联合创始人塞巴斯蒂安·贝利 (Sebastian Bailey)列出了五种不同的拖延症类型，其中包括自满“这很容易；我以后总能做到”、逃避不适、害怕失败、情绪化（“我现在压力太大了”）和行动错觉。

如果你是第一次尝试平衡多个截止日期，那么最后一种拖延症尤其值得注意。这是因为，即使我们正在努力实现目标（或者至少我们认为是这样），它也可能把我们引入危险的道路。行动错觉拖延者会告诉自己，工作必须完成，因为他们正在努力……做某事。如果你有四个不同模块的作业要交，你很容易告诉自己，你正在全力以赴，因为你已经完成了一门课的所有额外阅读，或者因为你一直在完善一项你真正喜欢做的作业，而其他作业却放在那里没有开始。或者，你可能会把所有的时间都花在痴迷地工作和修改任务计划上，而从来没有开始执行任务本身！

强迫自己专注于不愉快的事情
一旦你确定了你拖延的地方 - 无论是完全逃避工作还是只关注列表中最愉快的任务 - 你都可以通过各种方式来约束自己，并强迫自己专注于你真正不想面对的任务。

• 定时方法：有许多解决拖延症的方法，这些方法建议您为不愉快的任务分配一定时间，并通过休息或做其他事情的机会来奖励自己。

• 流行的番茄工作法起源于软件开发。它提倡以25分钟为一个工作区块，然后休息5分钟，每4个工作区块之后休息更长时间。

• MindGym 提倡“争取五分钟”的原则，用于处理那些极其令人不快或造成严重思维障碍的任务。只需花五分钟时间尝试掌握你的任务，然后重新评估。五分钟后，决定是否继续。如果任务仍然让你感到不知所措，那就稍后再花五分钟完成它。如果现在感觉更容易完成，再花五分钟重新评估。这样做的目的是，你会逐渐获得所需的动力，花更长的时间来完成任务。即使这需要一段时间，你也会以五分钟为增量，一点点地完成它。

• 奖励和激励：为学习期间设定一个可实现的目标，并奖励自己。完成后，可以犒劳自己看看最喜欢的电视节目，玩玩社交媒体，打打游戏，或者和朋友喝一杯。如果你能把任务分解成清晰易懂的小块，并且清楚地理解什么是进步，这种方法就会很有效。

• 视觉化：想象一下24小时后的自己。完成任务后你感觉如何？兴奋？轻松？如释重负？完成任务失败后你感觉如何？沮丧？焦虑？自我厌恶？为未来尽最大努力——这能有效帮助你突破思维障碍，完成那些不愉快的任务！